Worauf Unternehmer und Arbeitnehmer achten sollten
Dienstreisen gehören in vielen Unternehmen zum Alltag. Doch gerade bei der Reisekostenabrechnung passieren immer wieder Fehler, die später zu Problemen mit dem Finanzamt oder unnötigen Rückfragen in der Buchhaltung führen können. Dabei profitieren sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer von einer sauber erstellten Reisekostenabrechnung: Unternehmen können Betriebsausgaben korrekt geltend machen und Arbeitnehmer erhalten ihre Auslagen steuerfrei erstattet. Damit die Abrechnung problemlos funktioniert, sollten einige wichtige Punkte beachtet werden.
Was gehört überhaupt zu einer Reisekostenabrechnung?
Eine Reisekostenabrechnung dokumentiert alle beruflich veranlassten Reisekosten eines Arbeitnehmers oder Unternehmers.
Dazu gehören insbesondere:
- Fahrtkosten
- Verpflegungsmehraufwand
- Übernachtungskosten
- Reisenebenkosten
-
- Parkgebühren
- Mautgebühren
- Taxi- oder ÖPNV-Kosten
- Gepäckgebühren
- beruflich veranlasste Telefonkosten
Wichtig ist, dass die Reise beruflich veranlasst ist und entsprechend nachgewiesen werden kann.
Welche Angaben sollten enthalten sein?
Eine vollständige Reisekostenabrechnung sollte immer folgende Informationen enthalten:
- Name des Reisenden
- Reiseziel
- Reisezweck
- Datum und Uhrzeit der Abreise und Rückkehr
- besuchte Geschäftspartner oder Veranstaltung
- alle entstandenen Kosten
- dazugehörige Belege
Gerade bei längeren oder häufigen Dienstreisen empfiehlt sich eine strukturierte Vorlage oder digitale Lösung, damit keine Angaben vergessen werden.
Typische Fehler bei der Reisekostenabrechnung:
Unvollständige Belege
Ein häufiger Fehler sind fehlende oder unleserliche Belege. Besonders kleine Ausgaben wie Parktickets, Taxiquittungen oder Mautbelege gehen schnell verloren.
Für Unternehmen bedeutet das: Ohne Nachweis können Kosten unter Umständen steuerlich nicht anerkannt werden.
Deshalb sollten Belege möglichst direkt digital fotografiert oder zeitnah abgelegt werden.
Verpflegungspauschalen falsch angesetzt
Bei Dienstreisen dürfen keine tatsächlichen Essenskosten angesetzt werden, sondern nur die gesetzlichen Verpflegungspauschalen.
In Deutschland gelten aktuell feste Pauschalen je nach Dauer der Abwesenheit. Bei Auslandsreisen gelten wiederum länderspezifische Pauschbeträge, die sich regelmäßig ändern.
Gerade bei Auslandsreisen passieren häufig Fehler, weil:
- falsche Länderpauschalen verwendet werden
- Zwischenstopps nicht korrekt berücksichtigt werden
- An- und Abreisetage falsch behandelt werden
Hier sollten immer die aktuellen Pauschalen des Bundesfinanzministeriums verwendet werden.
Verpflegungspauschalen im Ausland
Für beruflich veranlasste Auslandsreisen gelten nicht die deutschen Inlandspauschalen, sondern sogenannte Auslandspauschalen. Diese werden jedes Jahr vom Bundesministerium der Finanzen neu veröffentlicht und orientieren sich an den jeweiligen Lebenshaltungskosten des Landes. (Bundesministerium der Finanzen)
Das bedeutet: Wer beispielsweise beruflich nach Amsterdam, Paris oder New York reist, darf andere Verpflegungspauschalen ansetzen als bei einer Dienstreise innerhalb Deutschlands.
Besonders wichtig: Die Auslandspauschalen gelten sowohl für Arbeitnehmer als auch für Unternehmer bei betrieblich veranlassten Reisen. Hier der Link zum Download
Typische Fehler bei Auslandsreisen
Gerade bei internationalen Dienstreisen entstehen häufig Fehler durch:
- Verwendung veralteter Pauschalen
- falsche Länderzuordnung
- Zwischenstopps in mehreren Ländern
- falsche Behandlung von An- und Abreisetagen
- nicht berücksichtigte Mahlzeitenkürzungen
ACHTUNG : Bei mehrtägigen Reisen in verschiedene Länder ist grundsätzlich der Ort maßgeblich, der vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wurde.
Wo findet man die offiziellen Auslandspauschalen?
Die aktuellen offiziellen Auslandspauschalen veröffentlicht jedes Jahr das Bundesministerium der Finanzen (BMF).
Bundesministerium der Finanzen – Auslandspauschalen 2026
Verpflegungspauschale nicht gekürzt
Werden dem Reisenden Mahlzeiten gestellt, beispielsweise durch das Hotel oder bei Seminaren, muss die Verpflegungspauschale gekürzt werden.
Das betrifft zum Beispiel:
- Hotelfrühstück
- Mittagessen auf Seminaren
- Abendessen bei Veranstaltungen
Viele Reisekostenabrechnungen vergessen diese Kürzungen, wodurch schnell falsche steuerfreie Erstattungen entstehen können.
Falscher Reisebeginn oder Reiseende
Ein besonders wichtiger Punkt: Reisebeginn und Reiseende starten steuerlich grundsätzlich an der Wohnung beziehungsweise am Zuhause des Reisenden — nicht erst im Büro.
Das ist vor allem relevant für:
- die Berechnung der Abwesenheitszeiten
- die Verpflegungspauschalen
- die Ermittlung der gefahrenen Kilometer
Wer beispielsweise morgens zuerst von Zuhause direkt zum Kundentermin fährt, startet die Dienstreise bereits ab der eigenen Wohnung.
Fahrten richtig dokumentieren
Wer mit dem privaten Fahrzeug beruflich unterwegs ist, sollte die Fahrten nachvollziehbar dokumentieren.
Dazu gehören:
- Datum der Fahrt
- Start- und Zielort
- gefahrene Kilometer
- Reisezweck
Fehlende oder ungenaue Angaben können dazu führen, dass Kilometererstattungen nicht anerkannt werden.
Wer keine eigene Vorlage nutzen möchte, findet online verschiedene kostenlose Muster für Reisekostenabrechnungen als Excel-, PDF- oder Word-Datei. Viele davon enthalten bereits automatische Berechnungen für Verpflegungspauschalen und Kilometerkosten.
Hier eine Vorlage zum Download