BILDUNG UND BUCHHALTUNG*

Das Anlagevermögen

Das Anlagevermögen umfasst langfristige Wirtschaftsgüter wie Gebäude, Maschinen und Lizenzen, die im Unternehmen genutzt werden. Die Abschreibung verteilt die Anschaffungskosten dieser Güter planmäßig über deren Nutzungsdauer und mindert so den steuerpflichtigen Gewinn. Mit Hilfe der Abschreibungstabellen können Unternehmer die korrekten Abschreibungsbeträge und Nutzungsdauern ermitteln. Dies erleichtert die Buchhaltung und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.  Die Abschreibungstabellen bieten hier eine wichtige Orientierung. Für mehr Infos lies hier weiter

E Rechnung selber erstellen mit PDF 24

Ab dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnung in Deutschland für Unternehmen verpflichtend. Mit dem kostenlosen Tool PDF24 kannst du einfach PDF-Rechnungen erstellen und den gesetzlichen Anforderungen gerecht werden. Achte darauf, alle Pflichtangaben (wie Name, Anschrift, Steuernummer, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Betrag und Umsatzsteuer) korrekt einzufügen. Für den Versand als E-Rechnung empfiehlt sich das Format XRechnung oder ZUGFeRD, das PDF24 ebenfalls unterstützt. So bist du bestens auf die neue Regelung vorbereitet. Anleitung dazu findest Du hier zum Download.

Die ZUGFeRD Rechnung 

Es heißt ZUGFeRD, nicht Zugpferd und steht für "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland". Es handelt sich dabei um einen Standard für elektronische Rechnungen, der von der Wirtschaft, öffentlichen Verwaltungen und Softwareanbietern in Deutschland entwickelt wurde. Sie ist ein standardisiertes Format, das ein PDF-Dokument und strukturierte Daten ( die XML Datei) kombiniert. Es macht den Austausch und die Verarbeitung von Rechnungen einfacher.  Eine Anleitung zur Überprüfung der ZUGFerd Rechnung findest Du in meinem Leitfaden. So stellst Du sicher, dass alles korrekt läuft! Mehr Infos erfährst Du hier.

Die XML Datei 

Die XRechnung liegt als XML-Datei vor. Vielleicht hast du schon einmal den Quellcode einer Webseite oder eine CSV-Exportdatei deiner Kontoauszüge geöffnet. Für die Rechnungsprüfung ist diese XML-Datei völlig ungeeignet. Damit du die XRechnung trotzdem öffnen kannst, empfehle ich dir ein kostenloses Tool, mit dem du die Datei einsehen kannst:

• Für Windows: Ultramarin Eviewer
• Für Mac: Invoice Viewer                         Mehr Infos zur E Rechnung findest Du hier.

Lohnpfändung 

Pfändungen bei der Lohnabrechnung erfordern von Arbeitgebern Sorgfalt und rechtliches Wissen. Neben der fristgerechten Zahlung an den Gläubiger sollte auch eine klare interne Regelung bestehen, wie die Bearbeitungskosten gedeckt werden. Die Lohnpfändungsgrenzen richten sich nach Einkommen und Unterhaltspflichten und werden in der Pfändungstabelle festgelegt. Ein Grundfreibetrag schützt das Existenzminimum, während höheres Einkommen anteilig pfändbar ist.

Hier die aktuelle Lohnpfändungstabelle

Digitalen Stempel in eine PDF einbinden 

Ein digitaler Stempel und eine digitale Unterschrift bieten zahlreiche Vorteile, wenn sie in ein PDF eingebunden werden. Sie verleihen Dokumenten ein professionelles Erscheinungsbild und sparen Zeit, da sie nach einmaliger Erstellung immer wieder verwendet werden können. Zudem erhöht sie die Sicherheit, da fest eingebettete Elemente im PDF schwer zu manipulieren sind. Durch den Verzicht auf Drucken und Scannen fördern sie ein papierloses Arbeiten, was den Workflow effizienter und umweltfreundlicher macht. Hier die Anleitung dazu. 

Erstellung eines digitaler Stempels

Ein digitaler Stempel ist eine praktische Möglichkeit, Dokumente professionell zu kennzeichnen. Sowohl in Word als auch direkt in einem PDF lässt er sich einfach und schnell erstellen. In Word kannst Du den Stempel individuell gestalten, indem Du Texte und Grafiken einfügst, während im PDF-Format speziell gestaltete Stempel sicher eingebunden werden können. Beide Methoden bieten Flexibilität und Effizienz für den modernen Büroalltag. Lade Dir hier die Checkliste herunter 

Sozialversicherungsbeiträge

Arbeitgeber müssen Sozialversicherungsbeiträge für ihre Arbeitnehmer rechtzeitig melden und abführen. Die Meldung erfolgt monatlich bis spätestens zum drittletzten Bankarbeitstag des Monats für den laufenden Abrechnungszeitraum. Die Zahlung der Beiträge muss spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Folgemonats bei der zuständigen Einzugsstelle (z. B. Krankenkasse) eingehen. Zur Vermeidung von Säumniszuschlägen ist eine pünktliche Überweisung unerlässlich. Hinweis: Auch Änderungen, wie ein Beschäftigungsbeginn oder -ende, müssen der Sozialversicherung zeitnah gemeldet werden. Hier die Liste zum Download für den Überblick in 2025 

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist unverzichtbar für Unternehmen, die im europäischen Binnenmarkt tätig sind. Sie erleichtert die Rechnungsstellung, ermöglicht Steuerbefreiungen und ist für die Meldung grenzüberschreitender Geschäfte erforderlich. Die Beantragung ist unkompliziert und sowohl über ELSTER als auch das Bundeszentralamt für Steuern möglich. Beantrage deine USt-IdNr. rechtzeitig, um alle Vorteile nutzen zu können. Lade Dir meine Checkliste herunter, wie Du am schnellsten deine UmSt ID Nummer beantragst. Für mehr Infos zur Nummer selber lies hier weiter. 

Einnahmen-Überschuss-Rechnung 

Die EÜR ist eine einfache Methode zur Gewinnermittlung für Freiberufler, Selbstständige und kleinere Unternehmen. Sie basiert auf dem Zufluss- und Abflussprinzip, bei dem nur tatsächlich geflossene Einnahmen und Ausgaben berücksichtigt werden. Die EÜR bietet eine schnelle und unkomplizierte Möglichkeit, steuerliche Anforderungen zu erfüllen, ohne eine umfangreiche Buchhaltung führen zu müssen. Nutze meine praktische Excel-Vorlage zur EÜR, die  Dir hilft, deine Einnahmen, Ausgaben und den Gewinn übersichtlich zu dokumentieren. Sie enthält automatische Berechnungen und die Möglichkeit, Steuersätze wie 7% und 19% zu berücksichtigen. 

Kassenbuchführung 

Egal, ob handschriftlich, in Excel oder digital: Dein Kassenbuch muss stets ordnungsgemäß, lückenlos und manipulationssicher geführt werden. Eine professionelle und zertifizierte Software ist der sicherste Weg, um bei einer Betriebsprüfung keine bösen Überraschungen zu erleben. Falls Du dennoch das Kassenbuch handschriftlich erfassen möchtest, lade dir jetzt unsere kostenlose Kassenbuch-Vorlage herunter und bleib gesetzeskonform! Für mehr Infos lies hier weiter ...

Zuschuss für Gründung

Das eigene Unternehmen zu gründen, ist ein großer Schritt, der Mut und eine klare Vision erfordert. Doch der Start muss nicht allein bewältigt werden – es gibt zahlreiche Fördermöglichkeiten, die den Weg erleichtern können. Ob Zuschüsse, zinsgünstige Darlehen oder Beratungsangebote, diese finanziellen Unterstützungen helfen dabei, die Grundlage für eine erfolgreiche Umsetzung zu schaffen. Wichtig ist es, sich gut zu informieren, einen soliden Businessplan zu erstellen und die passende Förderung rechtzeitig zu beantragen. 

Hier findest Du zwei Vorlagen. Für weitere Infos lies hier weiter 

Gewerbe anmelden 

Du möchtest ein Gewerbe anmelden, ummelden oder abmelden? 

Unsere praktische Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch den Prozess.

Von den notwendigen Unterlagen bis zu den offiziellen Anlaufstellen – alles Wichtige auf einen Blick.

Jetzt die Checkliste herunterladen und sicher starten!Gewerbe anmelden leicht gemacht!

Die Betriebsnummer

Eine Betriebsnummer ist für Unternehmer unerlässlich, da sie zur Identifizierung des Unternehmens bei Behörden, Krankenkassen und Sozialversicherungsträgern dient. Sie wird benötigt, um Mitarbeiter anzumelden und die Beiträge zur Sozialversicherung korrekt abzurechnen. Ohne Betriebsnummer können keine Beschäftigungsverhältnisse rechtlich korrekt geführt werden. Viele Unternehmer sind unsicher, wie sie die Nummer beantragen können – dabei ist der Prozess einfacher als gedacht. Ich habe eine klare und leicht verständliche Anleitung erstellt, die Ihnen Schritt für Schritt zeigt, wie Sie Ihre Betriebsnummer unkompliziert beantragen können.

Belegsortierung für die Buchhaltung 

Die Belegsortierung ist ein wichtiger Schritt in der vorbereitenden Buchhaltung, um einen klaren Überblick über alle Geschäftsvorgänge zu behalten. Sie dienen dazu, Belege systematisch zu ordnen und sicherzustellen, dass keine relevanten Dokumente fehlen. Dabei werden Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Quittungen, Kassenbelege sowie Bankunterlagen getrennt und übersichtlich abgelegt. Eine strukturierte Sortierung erleichtert die Arbeit mit Buchhaltungssoftware und spart Zeit bei der Erstellung von Steuererklärungen. Ein gut organisiertes Belegmanagement ist daher eine unverzichtbare Grundlage für eine korrekte und effektive Arbeit. Hier die Checkliste, für mehr Infos lies hier

Die Reisekostenabrechnung

Die Reisekostenabrechnung ist ein zentrales Thema für Unternehmen und Arbeitnehmer, wenn es um die Erstattung von dienstlich bedingten Reisekosten geht. Sie umfasst die Erfassung, Prüfung und Abrechnung von Fahrt-, Verpflegungs- und Übernachtungskosten sowie sonstigen Auslagen, die während einer beruflichen Reise anfallen. Eine korrekte Reisekostenabrechnung ist nicht nur wichtig, um steuerliche Vorgaben einzuhalten, sondern auch, um Transparenz und Fairness im Unternehmen zu gewährleisten. Für mehr Infos, lies hier weiter.

Unter dem Text: Download der Reisekostenabrechnungen für In- und Ausland als Vorlage, sowie die Pauschalenliste für das Ausland.

Die Kleinunternehmer-Regelung 

Bei der Kleinunternehmer-Regelung darf laut §19 UStG  die umsatzsteuerpflichtige Betriebseinnahmen eine Umsatzgrenze grundsätzlich von 22.000,00€ Umsatz nicht übersteigen. Diese gilt für 12 Monate und hier ist der Umsatz gemeint, nicht der Gewinn. Wie Du deinen Umsatz berechnest, damit Du weißt wann Du steuerpflichtig bist und wie deine Rechnung aussehen sollte erfährst Du hier. mehr Infos  

Die Steuertermine

Es ist wahrscheinlich, dass viele von uns dieses Problem kennen: Die Termine für die Steuerabgaben geraten leicht in Vergessenheit, was erhebliche Folgen haben kann. Aus diesem Grund möchte ich Dich gerne dabei unterstützen, stets den Überblick über deine Steuerpflichten zu behalten und sicherzustellen, dass Du deine Steuern stets fristgerecht einreichst. Dank meiner hilfreichen Tipps und informativen Ressourcen wirst Du nie wieder eine wichtige Frist verpassen. Lies hier weiter

Die Lohnsteuer

Die Auszahlung des Weihnachtsgeldes ist freiwillig und die Höhe liegt im Ermessen des Arbeitgebers. Warum ist vom Weihnachtsgeld verhältnismäßig so wenig davon übrig? 

Das hat mit der Lohnsteuer zu tun, die anteilig an dem Gehalt berechnet wird. Das Weihnachtsgeld muss als Sonderzahlung auch voll versteuert werden. Die Lohnsteuerhöhe variiert je nach Steuerklasse des Arbeitnehmers und Höhe des Monatslohns. Je höher das Gehalt, je höher die Lohnsteuer. Die einzelnen Werte sind in der Lohnsteuertabelle zu finden. Aus der Lohnsteuertabelle kannst Du entnehmen, wie viel Lohnsteuer monatlich an das  Finanzamt überwiesen werden soll. Hier die Lohnsteuertabelle zum Nachsehen. Oder schaust im dem Lohn und Gehaltsrechner nach 

Der Personalfragebogen 

Ein Personalfragebogen muss ausgefüllt werden, um dem Arbeitgeber alle notwendigen Informationen für eine korrekte und rechtssichere Verwaltung des Arbeitsverhältnisses zur Verfügung zu stellen.  Dazu gehören folgende Bereiche : 

1. Lohnabrechnung: Angaben wie Steuerklasse, Sozialversicherungsnummer und Bankverbindung sind erforderlich, um den Lohn korrekt abzurechnen und die Beiträge an Finanzamt und Sozialversicherungsträger zu melden. 

2. Meldepflichten: Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, bestimmte Daten an Sozialversicherungsträger und Behörden zu übermitteln, z. B. für die Rentenversicherung oder die Unfallversicherung

3. Rentenversicherungsprüfung: Für eine lückenlose Dokumentation von Beschäftigungszeiten ist es wichtig, dass alle relevanten Daten vollständig vorliegen. Dies erleichtert später die Prüfung und Berechnung der Rentenansprüche. Hier der Download der Personalfragebögen 

Rentenversicherungsbefreiung bei Minijobbern 

Geringfügig Beschäftigte können sich von der Rentenversicherungspflicht befreien lassen, um den vollen Lohnanteil zu erhalten. Dafür muss ein schriftlicher Befreiungsantrag beim Arbeitgeber gestellt werden, der diesen an die Minijob-Zentrale weiterleitet. Wichtig: Die Befreiung gilt nur für den aktuellen Minijob und ist unwiderruflich, solange dieser besteht. Ohne Befreiung zahlen Minijobber einen Eigenanteil zur Rentenversicherung, der ihre Rentenansprüche erhöht. Den Download der Vorlage gibt es hie, wenn ihr mehr erfahren wollt, lest in meinem Blog weiter...

Der Dreisatz

Das kennst Du bestimmt auch…

Du sitzt vor deiner Rechnung und möchtest aus der Bruttosumme die MwSt raus rechnen und fragst Dich : Wie ging das nochmal ??? 

Ja, der Dreisatz war Thema in der 6. Klasse, aber in deinem Büroalltag begegnet er Dir andauernd. 

Für die Zukunft: Lade Dir meine Formelsammlungen runter, drucke sie aus oder speichere die Datei gut sichtbar ab. 

Fertig :-)

Der Eigenbeleg

Ein Eigenbeleg ist ein Ersatzbeleg, den du selbst erstellst, wenn ein Originalbeleg verloren gegangen oder nicht verfügbar ist. Er dient dazu, geschäftliche Ausgaben dennoch in der Buchhaltung nachzuweisen. Lade Dir hier eine Vorlage herunter.

Für mehr Infos lies in meinem Blog weiter...

Der Arbeitsvertrag 

Dein Arbeitsvertrag auf den Punkt gebracht! 

Du stehst kurz vor einer neuen Anstellung oder möchtest deinen aktuellen Arbeitsvertrag besser verstehen? Lade dir jetzt unser kostenloses Muster herunter!

Egal, ob du Arbeitgeber oder Arbeitnehmer bist – unser Muster hilft dir, alle wichtigen Punkte im Blick zu behalten.

Jetzt downloaden und auf Nummer sicher gehen!

Bist du erschöpft und hast keine Energie mehr? Wir alle kennen dieses Gefühl, wenn es Zeit für eine Veränderung wird. Ob du einen erholsamen Urlaub brauchst oder dein mobiles Büro ans Meer verlegen möchtest – mein Ferienhaus ist die ideale Lösung. Schaffe dir einen inspirierenden Arbeitsplatz und steigere deine Produktivität, während du die perfekte Kombination aus Arbeit und Entspannung am Meer erlebst. Schau mal  hier rein:

Du hast unrechtmäßig zu viel Beiträge zur Krankenversicherung gezahlt? Dann lass dich erstatten! Es ist einfacher, als du denkst und du kannst eine Menge Geld sparen. In diesem Blog erfährst du alles über die verschiedenen Möglichkeiten, deine überzahlten Beträge zurückzufordern - lass uns loslegen!

Lies hier weiter 

Zu den Tätigkeiten der vorbereitenden Buchhaltung zählen

• das Sortieren und Abheften der Belege,
• die Kontrolle der Kontobewegungen,
• das Führen von Kassenbüchern,
• sowie die Erstellung von RKA
• scannen deiner Belege
• Auf Wunsch versenden wir die Buchhaltung* anschließend an ihren Steuerberater oder buchen die Belege selber. 

Du hast auch die Möglichkeit deine Belege digital zu senden. Wir überprüfen die Belege auf Vollständigkeit, buchen die Belege oder übertragen Sie in die entsprechenden Buchhaltungssysteme/Plattformen.

Ein sehr guter Vorsatz ! Falls deine Zeit und das Know How nicht reicht, unterstütze ich Dich sehr gerne. Zum Beispiel mit folgenden Tätigkeiten: 

• das Sortieren und Abheften der Belege,
• die Kontrolle der Kontobewegungen,
• das Führen von Kassenbüchern,
• sowie die Erstellung von RKA
• scannen deiner Belege
• Auf Wunsch versenden wir die Belege anschließend an deinen Steuerberater oder wir buchen die Belege selber . Hier geht es zu meinen weiteren Leistungen in der Lohn- und Finanzbuchhaltung. 

Du benötigst ein Kündigungsschreiben, eine Vorlage für eine Reisekostenabrechnung oder möchtest Kurzarbeit beantragen? Hier hast Du die Möglichkeit Formulare, die Dir bei deiner administrativen Arbeit im Büro helfen könnten, herunterzuladen. Somit sparst Du unnötige Zeit mit der Recherche im Internet. Hier geht es zu den Vorlagen

Ab August gibt es für jede Person, die in Deutschland ihren Wohnsitz hat und im Jahr 2022 in einem Dienstverhältnis steht, eine einmalige Bruttopauschale. Mit den aufkommenden steigenden Preisen im Herbst möchte die Bundesregierung eine einmalige Energiepauschale von 300 Euro an alle Erwerbstätigen zahlen, die einer einkommensteuerpflichtigen Beschäftigung nachgehen. Die Energiepauschale ist aber steuerpflichtig. Das bedeutet, dass von den 300 Euro noch die von dir zu zahlende Einkommensteuer abgezogen wird. Mehr Infos dazu hier 

Alle Immobilieneigentümer haben in den letzten Tagen einen Brief bekommen. Dieses Jahr wird die Grundsteuer für jedes Grundstück neu bewertet.  Die Feststellungserklärung müssen nun alle, die Eigentum haben, abgeben. Egal ob Haus, Wohnung oder Grundstück. Hierdurch soll der neue tatsächlichen Wert ermittelt werden. Das alles war schon länger angekündigt und wird nun umgesetzt. Das heißt: Jeder Eigentümer in Deutschland ist davon betroffen und muss bis zum 30.10.2022 selbstständig tätig werden. Dabei ist es auch wichtig, in welchem Bundesland das Eigentum liegt, denn die Regelungen sind nicht für jedes Bundesland gleich. Ich erkläre in meinem Artikel kurz,  was die Grundsteuer ist und wie sie berechnet wird. Für die Beantragung benötigt ihr ein Elster Zertifikat. Wie ihr das beantragt, zeige ich euch in einer Anleitung, die ihr hier herunterladen könnt. Alle weiteren Infos unter diefibucoachin.de

Seit  zwei Tagen steht mein Telefon nicht still. Kunden rufen an: "Was soll das? Ich habe doch schon alles zurückgezahlt ?.. Meine Daten stimmen doch, wieso muss ich das ändern? .. Im Internet findet man gar nichts... "  

Hier meine Antwort : 

Falls ihr in 2020 die Corona Soforthilfe beantragt habt, habt ihr bestimmt auch die Email von der Finanzverwaltung bekommen, mit der Aufforderung eure Daten wie die Steuernummer, Bankverbindung ect. zu korrigieren. Es liegt es an den LEERZEICHEN dazwischen oder  einem Sonderzeichen wie z.B.  dem Slashstrich ( / ) bei der Steuernummer. Das System der Finanzverwaltung  liest diese Daten wohl fehlerhaft aus und  somit müssen  diese Daten erneut ohne Leerzeichen oder anderen Sonderzeichen eingetragen werden. Es gibt zwar einen Hinweis auf die Mitwirkungspflicht , aber ob Du jetzt wirklich sanktioniert wirst, wenn Du die Daten nicht korrigierst, weiß ich nicht. Ich denke mal,  die Mitarbeiter bei der Verwaltung haben sich gedacht, besser die als wir :-)

Jedenfalls ist das eine Sache von nur 2 MINUTEN. Falls Du das schnell erledigen willst,  habe ich eine Anleitung erfasst:

Jeder kennt das Phänomen: Die Belege türmen sich und müssten mal sortiert werden, der Steuerberater hat auch schon ein paar mal angerufen.

Du kannst dich einfach nicht aufraffen. "Ist doch kein Problem", denkst Du:, "Dann checke ich eben erst meine E-Mails, mach mir noch schnell einen Kaffee oder widme mich statt die Buchhaltung zu erledigen erstmal dann den Themen für das nächste Meeting ." Lies  hier weiter. 

Du hast Fragen zu deiner vorbereitenden Buchhaltung, Du möchtest deine Buchhaltung deinen Mitarbeitern übertragen, Du willst Dich selbstständig machen oder dein Unternehmen ist in Schieflage geraten und Du brauchst Unterstützung? 

Wir unterstützen Dich gerne. Komm bei uns im Büro vorbei, ruf uns an oder wir reden per Zoom. An 3 Tagen in der Woche kann ich Dir zwischen 10Uhr- 18Uhr einen ersten kostenlosen Termin anbieten. Wir freuen uns auf Dich ! 

Ein Beleg ist demnach der Überbegriff für Rechnungen, Quittungen, Kassenbons und alle anderen Nachweise wie Inventurlisten, welche eine geschäftliche Einnahme oder Ausgabe also den Geschäftsvorgang dokumentieren. Für deine Buchhaltung sollten die Belege für den Steuerberater gut vorsortiert sein.

Wir haben Ende des Monats und Du hast im besten Fall alles in eine Kiste geworfen. Im schlimmsten Fall liegt aber eine Hälfte der Belege noch im Auto, in der Geldbörse oder als Anhang per Email im Posteingang.

Was nun?

 Lese hier weiter.

Das Chaos durch das Hochwasser ist schon schlimm genug, doch irgendwann steht sie an …. die nächste Steuererklärung. 

Kosten müssen bei der Steuererklärung über Belege nachgewiesen werden, denn die kaufmännische Buchführung folgt dem Belegprinzip.

Es gilt also: keine Buchung ohne Beleg.  Es sind aber unmittelbar durch das Hochwasser Buchführungsunterlagen vernichtet worden oder verloren gegangen. 

Was nun ?

Hier die wichtigsten Dinge in aller Kürze.