1. Klare Vereinbarungen im Arbeitsvertrag
Arbeitnehmer haben grundsätzlich kein automatisches Recht, ihre Tätigkeit aus dem Ausland zu erbringen. Der Arbeitsort wird normalerweise im Arbeitsvertrag geregelt.
Wenn ein Mitarbeiter zeitweise aus dem Ausland arbeiten soll, empfiehlt sich daher eine Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag.
Wichtige Inhalte einer solchen Vereinbarung sind beispielsweise:
- Dauer des Auslandsaufenthalts
- konkretes Land oder Region
- Arbeitszeiten und Erreichbarkeit
- Regelungen zur Zeiterfassung
- Datenschutz und IT-Sicherheit
- Kostenregelungen (Internet, Coworking-Space)
- Rückkehr zum ursprünglichen Arbeitsort
Gerade bei längeren Aufenthalten kann zusätzlich eine unternehmensweite Remote-Work-Richtlinie sinnvoll sein.
2. Steuerliche Auswirkungen auf die Lohnabrechnung
Die steuerliche Behandlung hängt vor allem davon ab, wie lange ein Arbeitnehmer im Ausland arbeitet.
In vielen Doppelbesteuerungsabkommen gilt die sogenannte 183-Tage-Regel. Bleibt ein Arbeitnehmer weniger als 183 Tage im Ausland, bleibt häufig weiterhin Deutschland das Besteuerungsland des Arbeitslohns.
Bei längeren Aufenthalten kann sich jedoch das Besteuerungsrecht auf das Ausland verlagern. Für Arbeitgeber kann das bedeuten:
- Registrierung beim Finanzamt im Ausland
- zusätzliche Lohnabrechnungssysteme
- sogenannte Shadow Payroll
- Auch das Risiko einer steuerlichen Betriebsstätte kann entstehen (siehe Abschnitt Nr 5).
3. Sozialversicherung bei Arbeit im Ausland
Bei der Sozialversicherung gilt grundsätzlich das Beschäftigungslandprinzip. Entscheidend ist normalerweise der Ort, an dem die Arbeit tatsächlich ausgeübt wird.
Allerdings gibt es verschiedene Ausnahmen.
- Entsendung ins Ausland
Wird ein Arbeitnehmer nur vorübergehend ins Ausland geschickt, etwa als Monteur oder für ein Projekt, bleibt häufig weiterhin das deutsche Sozialversicherungsrecht anwendbar.
In solchen Fällen handelt es sich um eine Entsendung, die innerhalb der EU durch eine A1-Bescheinigung bestätigt wird.
- Remote Work oder Workation
Arbeitet ein Mitarbeiter eigenständig aus dem Ausland, kann sich der sozialversicherungsrechtliche Status ändern. Seit 1. Juli 2023 gilt in vielen europäischen Ländern ein neues Rahmenabkommen für grenzüberschreitendes Homeoffice. Danach können Arbeitnehmer weiterhin im Sozialversicherungssystem des Arbeitgeberlandes bleiben, wenn sie weniger als 50 % ihrer Arbeitszeit im Wohnsitzstaat verbringen und eine entsprechende A1-Bescheinigung beantragt wird. (EY)
Überschreitet die Tätigkeit im Ausland diese Grenze, kann das Sozialversicherungssystem des Aufenthaltslandes gelten.
Für Arbeitgeber ist daher wichtig zu prüfen:
- Dauer der Tätigkeit im Ausland
- Anteil der Arbeitszeit im Ausland
- EU- oder Drittstaat
- A1-Bescheinigung
4. Datenschutz und IT-Sicherheit
Beim Arbeiten im Ausland entstehen zusätzliche Risiken für den Datenschutz.
Typische Probleme sind:
- Nutzung öffentlicher WLAN-Netze
- Hotelnetzwerke
- Coworking-Spaces
- Zugriff auf Unternehmensdaten außerhalb gesicherter Netzwerke
Arbeitgeber sollten daher klare IT-Sicherheitsrichtlinien festlegen, zum Beispiel:
- verpflichtende Nutzung eines VPN
- Zugriff nur über Unternehmensgeräte
- verschlüsselte Datenspeicherung
- keine sensiblen Daten über öffentliche Netzwerke
Gerade bei personenbezogenen Daten müssen weiterhin die Anforderungen der DSGVO eingehalten werden.
5. Betriebsstättenrisiko für Unternehmen
Ein häufig unterschätztes Risiko bei dauerhaftem Arbeiten im Ausland ist die mögliche Begründung einer Betriebsstätte.
Eine Betriebsstätte kann entstehen, wenn ein Mitarbeiter im Ausland:
- dauerhaft tätig ist
- regelmäßig Verträge abschließt
- Entscheidungen für das Unternehmen trifft
In diesem Fall kann das ausländische Finanzamt argumentieren, dass ein Teil der Unternehmensaktivität dort stattfindet.
Die Folgen können sein:
- Steuerpflicht im Ausland
- zusätzliche Buchführungspflichten
- Registrierung bei ausländischen Behörden
Gerade bei längeren Remote-Work-Phasen sollten Arbeitgeber deshalb unbedingt eine steuerliche Prüfung durchführen.
6. Arbeitsrecht im Aufenthaltsland
Ein weiterer wichtiger Punkt ist das Arbeitsrecht des Landes, in dem der Mitarbeiter arbeitet.
Auch wenn der Arbeitsvertrag deutschem Recht unterliegt, können bestimmte zwingende Vorschriften des Aufenthaltslandes gelten, beispielsweise:
- Mindestlohnregelungen
- Arbeitszeitgesetze
- Arbeitsschutzvorschriften
- Urlaubsansprüche
Besonders relevant ist dies bei längeren Aufenthalten oder wenn Mitarbeiter regelmäßig im Ausland arbeiten.
7. Erreichbarkeit und Vertrauen
Neben den rechtlichen Fragen ist auch die Organisation der Zusammenarbeit entscheidend.
Arbeitgeber sollten klären:
- Wie wird die Arbeitszeit dokumentiert?
- Wann muss der Mitarbeiter erreichbar sein?
- Wie werden Meetings organisiert?
- Empfehlenswert sind klare Regeln wie:
- feste Kernarbeitszeiten
- regelmäßige virtuelle Meetings
- transparente Projektplanung
Gerade bei Remote-Work im Ausland basiert die Zusammenarbeit stark auf Vertrauen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer.
8. Tools zur Organisation und Kontrolle
Viele Unternehmen nutzen digitale Tools, um Remote-Arbeit zu strukturieren.
Typische Lösungen sind:
Projektmanagement
- Asana
- Trello
- Monday
- Jira
Zeiterfassung
- Clockify
- Toggl
- Harvest
Kommunikation
- Microsoft Teams
- Slack
- Zoom
Diese Tools helfen Arbeitgebern, Projekte zu koordinieren und Transparenz zu schaffen, ohne Mitarbeiter übermäßig zu überwachen.
9. Workation-Hotels und Infrastruktur für Remote-Arbeit
AMA Stay – Südtirol (Italien)
Das Hotel AMA Stay in den Dolomiten wurde gezielt für Remote-Arbeit entwickelt und kombiniert Urlaub mit professionellen Arbeitsplätzen. (AMA Stay)
Besonderheiten:
- Coworking-Bereiche
- multifunktionale Arbeitsräume
- Community-Events
- Langzeitaufenthalte
Zoku – Amsterdam, Paris, Wien und Kopenhagen
Die Hotelkette Zoku kombiniert Apartments mit Coworking-Flächen und Networking-Events für digitale Nomaden und Remote-Worker. (Zoku)
Besonderheiten:
- Apartments mit integriertem Arbeitsplatz
- große Coworking-Spaces
- Meetingräume
- Community-Events
Parallel zum Trend der mobilen Arbeit entstehen immer mehr Hotels, die speziell auf Remote Worker und Workation-Aufenthalte ausgerichtet sind.
Diese Hotels bieten häufig:
- High-Speed-Internet
- Coworking-Spaces
- Meetingräume
- ergonomische Arbeitsplätze
- Community-Events
Besonderheiten:
- Coworking-Bereiche
- multifunktionale Arbeitsräume
- Community-Events
- Langzeitaufenthalte
- Zoku – Amsterdam, Paris, Wien und Kopenhagen
Die Hotelkette Zoku kombiniert Apartments mit Coworking-Flächen und Networking-Events für digitale Nomaden und Remote-Worker. (Zoku)
Besonderheiten:
- Apartments mit integriertem Arbeitsplatz
- große Coworking-Spaces
- Meetingräume
- Community-Events
The Social Hub – mehrere europäische Städte
The Social Hub verbindet Hotel, Coworking-Space und Community-Konzept. (The Social Hub)
Standorte u. a.:
- Amsterdam
- Barcelona
- Wien
- Florenz
- Rotterdam
Besonderheiten:
- Coworking-Bereiche
- Netzwerk-Events
- langfristige Aufenthalte
Nur mit klaren Regelungen und einer sorgfältigen Planung lässt sich mobiles Arbeiten im Ausland rechtssicher und erfolgreich umsetzen. Ich habe dir eine PDF mit der Checkliste erstellt. Die PDF enthält übersichtlich strukturierte Prüfpunkte zu:
- Arbeitsvertrag & Vereinbarungen
- Steuerliche Fragen (183-Tage-Regel, Shadow Payroll)
- Sozialversicherung & A1-Bescheinigung
- Arbeitsrecht im Ausland
- Datenschutz & IT-Sicherheit
- Organisation, Zeiterfassung und Tools
